Checklist 8 bước cần chuẩn bị để tổ chức một sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Tuy nhiên, các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, hoặc chưa hoạt động nhiều trong lĩnh vực này, có thể còn bỡ ngỡ với việc tổ chức sự kiện. Để có một sự kiện thành công, cùng Bismedia tìm hiểu những việc cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện nhé!

1. Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu – Bước tiên quyết trong quá trình tổ chức sự kiện

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới,… đều cần có những thông tin sau:

– Chủ đề chính của chương trình

– Mục tiêu tổ chức

– Thông điệp của sự kiện

– Đối tượng và số lượng khách mời tham dự

– Thời gian tổ chức

– Ngân sách dự kiến

– Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

2. Xây Dựng Chủ Đề Chính

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

3. Thiết Kế Sự Kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

– Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

– Xác định thời gian tổ chức

– Xác định chủ đề chương trình

– Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

– Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

4. Lập Kế Hoạch Tổ Chức

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

– Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc

– Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.

– Phương thức vận chuyển: ô tô

– Ngân sách sự kiến

– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

5. Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

6. Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

7. Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có  đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

8. Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Mong rằng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện vô cùng hot trong thời gian gần đây. Bismedia chúc bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ!

Nguồn: Rightnow