Kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi tổ chức sự kiện

Những sự cố bất ngờ cò thể xảy ra bất cứ lúc nào trong sự kiện và cần phải được xử lý kịp thời để tránh gây ra khủng hoảng. Trong bài viết này, hãy cùng Bismedia tìm hiểu một số kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi tổ chức sự kiện.

Xử lý tình huống – kỹ năng bắt buộc của người làm sự kiện

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đặc thù vì các sự kiện diễn ra trực tiếp, do đó khi có bất kì sự cố gì xảy ra đều phải được xử lý ngay lập tức. Đặc biệt, đối với các sự kiện có quy mô lớn như sự kiện biểu diễn nghệ thuật, lễ kỷ niệm, lễ khai trương, khánh thành, … thì rủi ro lớn hơn gấp nhiều lần do phải cùng lúc làm việc với nhiều đầu mối công việc khác nhau.

Trong bất kì tình huống nào, người quản lý sự kiện cũng cần linh hoạt ứng biến và giải quyết sự cố ngay tại hiện trường. Để tránh sự túng lúng khi các sự cố đột ngột xảy ra, việc trang bị cho mình những kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi tổ chức sự kiện là vô cùng cần thiết.

Kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện

Những kinh nghiệm sau đây sẽ giúp bạn loại bỏ những lo lắng không cần thiết trong việc tổ chức sự kiện để tập trung vào các nội dung quan trọng.

1. Đảm bảo khách mời có mặt đầy đủ trong sự kiện

Điều này cần được chú ý ngay từ khâu lên danh sách và chuẩn bị thư mời sự kiện. Thư mời sự kiện cần có phần yêu cầu xác nhận ở phần cuối thư. Đồng thời, quảng bá rộng rãi thông tin về sự kiện  bằng nhiều cách nhằm nhắc nhớ và tạo nên dấu ấn cho khách mời về sự kiện của bạn.

Đừng bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời đến từ các công cụ truyền thông trực tuyến. Vé mời online nên được tích hợp khả năng đánh dấu sự kiện vào lịch của khách hàng (Google Calendar). Và nhớ liên tục cập nhật thông tin chương trình, khách mời tham dự và lời nhắc khi gần đến ngày chương trình diễn ra. Điều này giúp bạn xác định được số lượng khách mời sẽ có mặt tại sự kiện để có phương án sắp xếp linh hoạt.

Trong trường hợp khách mời xác nhận quá ít, có thể điều chỉnh số lượng bàn hoặc tăng thêm số lượng khách để tránh tình trạng quá thưa thớt người trong sự kiện. Ngược lại, khi khách hàng xác nhận tham dự nhiều hơn dự tính, nhà tổ chức có thể tinh hoạt tăng thêm số chỗ ngồi và các dịch vụ sao cho phù hợp.

2. Thiết kế trải nghiệm khách hàng thú vị và tăng cường tính kết nối

Trải nghiệm khách hàng đang ngày càng được chú trọng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Và điều này cũng rất hữu ích khi có những sự cố đột ngột xảy ra. Việc thiết kế trải nghiệm nên được cân nhắc tạo nên sự ngạc nhiên và thích thú cho khách hàng dựa trên sự tăng cường tính tương tác và kết nối. Đặc biệt, trong các sự kiện được tổ chức trực tuyến ngày càng nhiều hơn.

Các thẻ đeo đính kèm thông tin tóm tắt về khách mời tham dự, tài liệu sự kiện, khu vực tea break hoặc khu vu vực trải nghiệm dịch vụ cần được bố trí sao cho phù hợp với lịch trình của sự kiện. Việc thiết kế trải nghiệm khách hàng xuất sắc trong sự kiện giúp mang đến hai lợi thế cho nhà tổ chức. Thứ nhất, khi tạo nhận được những trải nghiệm tuyệt vời, khách mời có ấn tượng tốt với nhà tổ chức và có thể bỏ qua những lỗi kỹ thuật bất ngờ trong sự kiện. Thứ hai, việc thiết kế trải nghiệm khách hàng phong phú giúp nhà tổ chức có thể chủ động điều chỉnh chương trình trong khi khắc phục các sự cố.

3. Khi khách đến check-in quá sớm hay lưu lại quá trễ sau khi kết thúc sự kiện

Mặc dù thông tin luôn được thể hiện đầy đủ trên thư mời và các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện. Thỉnh thoảng vẫn xảy ra trường hợp khách mời đến quá sớm so với giờ tổ chức. Trong trường hợp này, nếu trong khuôn khổ sự kiện có các khu vực tham quan, trải nghiệm, nhà tổ chức cần linh động hướng dẫn khách đến các khu vực này và thông báo cho khách mời thời gian bắt đầu check-in sự kiện. Nếu không có các khu vực tham quan, đơn vị tổ chức nên linh động chuẩn bị chỗ ngồi và các tài liệu tham khảo cho khách mời.

Một tình huống khác cũng thường gặp tại các sự kiện là khách tham dự còn “lưu luyến” ở lại dù đã đến thời gian kết thúc. Lúc này bộ phận tổ chức nên chủ động thông báo về thời gian khi sắp kết thúc chương trình. Đồng thời, nhẹ nhàng nhắc nhở khách bằng cử chỉ lịch sự và tinh tế.

4. Xử lý tình huống khi có những vị khách không nằm trong danh sách

Khó lòng tránh được khả năng gặp phải một vài vị khách không trong danh sách mời vì họ là người quen của khách được mời chính thức. Hay đôi khi là các phóng viên truyền thông, báo chí. Cũng có thể là đối thủ cạnh tranh. Dù họ là ai thì cũng nên tiếp đón ân cần và lịch sự. Nếu tên khách mời không có trong danh sách thì cũng đừng bối rối, hãy xin lại thông tin của vị khách và đối chiếu lại sau sự kiện.

5. Trường hợp khách mời sự kiện cố tình gây hấn trong khi tổ chức

Thỉnh thoảng vẫn sẽ có những trường hợp khách mời gây ra rắc rối gây nên náo loạn. Trong trường hợp này, người quản lý sự kiện trước hết cần giữ bình tĩnh và nhận diện được người đang muốn gây rối tại sự kiện. Đừng quá căng thẳng và cứng nhắc trong khi xử lý, bạn có thể nhẹ nhàng mời vị khách đó đến một khu vực thuận tiện cho việc trò chuyện và khéo léo tìm hiểu nguyên nhân.

Nếu như lỗi thuộc về bộ phận tổ chức thì hãy lắng nghe cảm xúc của họ và xin lỗi bằng sự chân thành. Khi cơn tức giận của họ trôi qua thì mọi việc sẽ được giải quyết. Trong tình huống khách hàng cố tình gây hấn thì có thể chủ động giải thích và mời họ rời khỏi sự kiện. Trong trường hợp không thể giải quyết được thì hãy nhờ đến bộ phận an ninh trong sự kiện hoặc tìm sự giúp đỡ từ chính quyền địa phương.

6. Xử lý tình huống khi khách mời uống quá chén

Đây là điều rất thường xảy ra, đặc biệt trong các bữa tiệc như gala dinner, year end party, tiệc giáng sinh,…. Để giải quyết những trường hợp quá chén trong buổi tiệc, nên chủ động nhắc nhở bộ phận tiếp rượu và quầy bar chỉ cung cấp vừa đủ lượng thức uống có cồn. Nếu vị khách nào đề nghị thêm thì nhân viên tiếp đồ uống sẽ khéo léo mời dùng nước trái cây, cà phê hoặc nước suối. Trường hợp ai đó bị say hay quá mệt, bạn nên chủ động gọi taxi hoặc cho nhân viên chở khách về.

Trên đây là những kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ trong tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài viết chỉ thể hiện được một số khía cạnh liên quan đến khách mời sự kiện. Ngoài ra vẫn còn rất nhiều tình huống khác liên quan đến các sự cố không mong muốn như thời tiết, trang thiết bị, dịch vụ F&B,… sẽ được chia sẻ trong các bài tiếp theo. Bismedia hy vọng rằng đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích để bạn có tham khảo cho các sự kiện sắp tới.